¿Qué es exactamente un sistema de gestión de entregas y deberías tener uno?

Seas dueño de un restaurante, un supermercado, una tienda, un sitio de comercio electrónico o un negocio de entregas, los clientes esperan cada vez más una entrega local rápida. También quieren poder programar sus entregas, recibir actualizaciones del estado de la entrega en tiempo real y comunicarse directamente con tus repartidores (y con tu negocio). Como dueño de un negocio independiente, mantener ese ritmo puede parecer imposible, sobre todo cuando plataformas como DoorDash, Instacart y otras grandes marcas dominan el mercado.

Te presento el sistema de gestión de entregas (DMS). Este software puede darle a tu pequeño negocio o franquicia las mismas herramientas que usan las grandes plataformas, para que controles tu negocio de entregas y des a tus clientes lo que necesitan. Sigue leyendo para saber qué es un DMS y cómo puede ayudarte a hacer crecer tu negocio dando a tus clientes lo que más desean.

¿Qué es un sistema de gestión de entregas?

Un sistema de gestión de entregas es una herramienta de software que organiza y automatiza todo el proceso de entrega, desde la compra hasta la puerta del cliente. Estas herramientas reciben pedidos, organizan tu cola de entregas, asignan entregas a los repartidores, planifican rutas y confirman la entrega. Muchas también procesan pagos.

En esencia, un DMS te da poderes al estilo de DoorDash con estas funciones clave:

• Seguimiento de repartidores en tiempo real: sigue a tus repartidores en mapas en la nube. Mira la ubicación de todo tu equipo en campo desde tu oficina o tu smartphone.
• Asignación automática de repartidores: tu sistema de gestión de entregas asignará las entregas a los repartidores. Algunos sistemas usan datos históricos de desempeño para asignar automáticamente cada entrega al repartidor más adecuado.
• Optimización de rutas: el software DMS sugiere automáticamente las rutas más eficientes para tus repartidores según las entregas en tu cola. Algunos incluso consideran el desempeño del repartidor en sus ajustes de optimización.
• Notificaciones a los clientes: ahorra tiempo al responder consultas sobre el estado de los pedidos; tu DMS enviará mensajes automáticos según el seguimiento en tiempo real.
• Gestión de la prueba de entrega: mantén un registro con búsqueda de todas las firmas, fotos u otros comprobantes de entrega para presentarlos cuando el cliente lo pida y evitar disputas por contracargos.
• Capacidad de integración: la mayoría del software DMS se comunica de forma nativa con las plataformas de software empresarial más populares, como herramientas de comercio electrónico, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de contabilidad y plataformas de procesamiento de pagos.
• Agregación de pedidos: recibe y organiza pedidos de tu sitio web, por teléfono, en persona o a través de plataformas de terceros. Encuentra todos tus pedidos en un solo panel central, incluso los que entregan socios de terceros.
• Seguimiento de comentarios de los clientes: muchas herramientas DMS invitan a los clientes a dar su opinión directa sobre su experiencia. Esto puede ayudarte a detectar reseñas negativas antes de que aparezcan en línea y a aumentar el número de reseñas positivas en Google.

¿Por qué tu negocio debería considerar un sistema de gestión de entregas?

Si ofreces entrega local de tus productos, deberías considerar un sistema de gestión de entregas. Aunque ahora la entrega sea solo una pequeña parte de tu negocio, un DMS puede ayudarte a convertir este nuevo servicio en una fuente importante de ingresos. Además de ayudar a que tu negocio crezca, un DMS tiene otros beneficios:

• Mayor eficiencia: los negocios que usan software DMS reportan entregas más rápidas y precisas.
• Costos reducidos: las rutas optimizadas reducen el desgaste de los vehículos y ahorran combustible.
• Mejor experiencia del cliente: da a tus clientes tiempos estimados de entrega precisos y envía actualizaciones de estado de forma automática, sin necesidad de más personal.
• Escalabilidad: con todos tus datos en un solo lugar y muchas tareas automatizadas, puedes hacer crecer tu negocio más rápido, con más facilidad y con menores gastos generales a medida que aumenta la demanda.
• Información basada en datos: los reportes y análisis integrados muestran dónde puedes ganar más eficiencia, actualizar tus servicios o sumar más repartidores. No tendrás que depender de la intuición: los reportes en tiempo real ofrecen información basada en datos que mejora la toma de decisiones.

La mejor noticia es que la tecnología DMS nunca había sido tan asequible. Sistemas de gestión de entregas como Shipday incluso te permiten empezar gratis, con planes de suscripción adicionales que crecen a la par de tu negocio. Así no pagas por herramientas que no son relevantes para ti, pero cuando las necesites, solo tienes que mejorar tu plan y todos tus datos seguirán contigo, en el mismo panel central.

Cómo funciona un sistema de gestión de entregas

Entonces, ¿cómo funciona realmente un sistema de gestión de entregas? Veamos una transacción típica en una pizzería que usa un DMS para gestionar a un equipo de repartidores propios y encargarse de sus entregas.

• El cliente hace un pedido de entrega: un cliente hace un pedido de entrega por teléfono o en la app de pedidos en línea del restaurante.
• La pizzería recibe el pedido: el DMS envía la solicitud de entrega al negocio mediante un portal de pedidos integrado o una integración con el POS del restaurante.
• El DMS asigna un repartidor a la entrega: tu software DMS asigna la entrega a un repartidor disponible. Los sistemas totalmente automatizados o con IA pueden considerar el desempeño anterior de los repartidores para asignar al más eficaz disponible.
• El DMS elige la ruta más eficiente: el DMS genera rápidamente la ruta más eficiente según la cola de entregas, las condiciones actuales del tráfico y el tipo de vehículo.
• El repartidor recibe las indicaciones en la app para repartidores: el DMS envía la ruta y las instrucciones de entrega al repartidor mediante una app conectada en su smartphone.
• El cliente recibe notificaciones de estado: en cuanto la entrega sale de tu negocio, el cliente recibe un SMS automático que le avisa que su pedido va en camino.
• El repartidor registra la confirmación de entrega: al entregar la pizza, el repartidor puede tomar una foto o recoger la firma del cliente para confirmar que el pedido se entregó correctamente.
• El repartidor pasa a la siguiente entrega: tu repartidor continúa con el siguiente pedido de su cola.
• Se pide una opinión al cliente: el DMS envía un mensaje de seguimiento a tu cliente para pedirle una calificación por estrellas o comentarios detallados sobre su experiencia.
• Los datos se guardan en los reportes del DMS: después de cada entrega, todos los detalles se conservan en los reportes de tu DMS, para que busques información histórica o identifiques patrones en tu negocio de entregas.

DMS frente al despacho tradicional

Quizás pienses: negocios como las pizzerías y los servicios de mensajería llevan décadas entregando sin un DMS, ¿por qué lo necesitarían ahora? En cuanto hubo algún tipo de sistema DMS, los negocios que podían pagarlo lo usaron. La gran diferencia ahora es que la computación en la nube y la automatización han vuelto estos sistemas mucho más asequibles y fáciles de usar, incluso para los negocios más pequeños.

Los sistemas de despacho manual que dependen de tickets y mapas en papel pueden parecer suficientes para los negocios de entregas más pequeños. Y técnicamente, funcionan. Pero exigen mucha atención administrativa y, cuando ocurren errores, es casi imposible diagnosticar dónde falló la comunicación. Los tickets de papel se pierden. Las indicaciones se malinterpretan. Los clientes y los dueños del negocio no pueden dar seguimiento en tiempo real. Así que, si ocurre algo inesperado durante una entrega (un accidente de tráfico, un repartidor perdido, una dirección poco clara), puede tomar horas volver a poner en orden tu operación.

El software de gestión de entregas también escala más rápido que los métodos tradicionales de despacho. A medida que tu negocio crece, solo tienes que mejorar tu nivel de suscripción para tener más herramientas disponibles. Con tus datos ya centralizados en un DMS, no tendrás que rehacer todo tu sistema ni dedicar tiempo a capacitar a nuevos empleados para despachar con tecnología obsoleta. El DMS automatiza muchas tareas, como la planificación de rutas, y es tan fácil de usar que casi cualquiera que haya usado un smartphone puede entender el panel del DMS.

Costos y retorno de inversión de implementar un sistema de gestión de entregas

Implementar un sistema de gestión de entregas tiene costos, pero la mayoría de los negocios descubre que recupera la inversión rápido. La mayoría de los restaurantes y negocios de mensajería recupera su inversión inicial en tres a seis meses; los negocios de mayor volumen pueden lograrlo incluso antes.

La mayoría de los proveedores de DMS usa uno de tres modelos de precios comunes: suscripciones mensuales, tarifas por pedido o un enfoque híbrido. Los modelos de suscripción mensual suelen costar entre $50 y $300 al mes, según las funciones y el número de entregas mensuales. Algunas plataformas DMS, como Shipday, ofrecen una suscripción base gratuita para que los negocios más pequeños puedan empezar.

Las estructuras de tarifa por pedido suelen cobrar de $0.25 a $1.50 por entrega, lo que puede favorecer a las operaciones de menor volumen. Los modelos híbridos combinan una tarifa mensual base más baja con cargos por pedido, y ofrecen flexibilidad a medida que crece tu volumen de entregas.

Para calcular tu posible retorno de inversión, considera estos factores:

• Capacidad de tus empleados: ¿qué tareas ocupan la mayor parte del tiempo de tus empleados? ¿Pueden las herramientas automatizadas de un DMS reducir el tiempo que tu equipo necesita para planificar rutas, asignar entregas o comunicar el estado de los pedidos a los clientes? La mayoría de los negocios que cambian a un DMS ve una reducción de 5% a 50% en costos laborales gracias a operaciones más ágiles. Para obtener una estimación conservadora de tu retorno de inversión, calcula cuánto ahorrarías si pudieras reducir tus costos laborales entre 5% y 15% al mes.

• Reducción de errores: las entregas son propensas a errores, desde artículos faltantes hasta entregas en la dirección equivocada o a la hora equivocada. Un DMS puede pagarse rápidamente solo con la reducción de errores. Calcula el promedio de lo que gastaste cada mes en corregir errores durante los últimos seis meses. ¿Cuánto ahorrarías si un DMS pudiera eliminar esos errores?

• Potencial de crecimiento del negocio: muchos negocios experimentan un aumento en los pedidos de entrega después de adoptar un DMS. Un servicio de mensajería, A-Team Delivery, con sede en Nueva Jersey, reportó un crecimiento de 200% en su volumen de entregas después de sumar Shipday a su operación. Otra forma de estimar tu retorno de inversión es considerar cuánto podrían aumentar tus ganancias si lograras crecer las ventas entre 20% y 50%.

Aquí tienes un ejemplo sencillo de cálculo de retorno de inversión: un restaurante que procesa 500 entregas al mes, con un pedido promedio de $30, podría gastar $149 en una suscripción a un DMS. Si ese sistema reduce los errores de entrega en solo 10 incidentes al mes ($300), el ahorro solo en reposiciones cubriría de sobra el costo de la suscripción. Si sumas las eficiencias laborales y el mayor volumen de pedidos, el retorno de inversión se vuelve aún más atractivo, como lo describe este usuario de DMS de KFC Barbados:

"Shipday ha sido un antes y un después para nosotros. Redujo los costos en 50% a diario en seis sucursales e hizo que todo nuestro proceso de entrega fuera más rápido y confiable."

— Stuart Davis, KFC

Cómo elegir el sistema de gestión de entregas adecuado para tu negocio

Elegir el sistema de gestión de entregas adecuado exige evaluar las necesidades actuales y futuras de tu negocio. También tendrás que considerar tu presupuesto y si necesitas un DMS que se comunique fácilmente con el software que ya usas.

Si tienes sistemas que ya te gustan, la integración fluida con tu tecnología actual debe ser tu primera prioridad. Tu DMS debe conectarse sin problemas con tu POS o sistemas de pago y con las plataformas de pedidos en línea. Sin una integración adecuada, corres el riesgo de crear más trabajo administrativo en lugar de reducirlo. Pide a los posibles proveedores ejemplos de integraciones exitosas con sistemas como los tuyos.

Considera la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje. Tu personal tendrá que adoptar este sistema rápido y con la mínima interrupción de las operaciones. Pide demostraciones y pruebas gratuitas para evaluar qué tan intuitivo se siente cada sistema. Las mejores soluciones de gestión de entrega directa deben ser lo bastante fáciles para que los repartidores nuevos las entiendan con muy poca capacitación.

La calidad del servicio al cliente varía muchísimo entre proveedores. Como los problemas de entrega suelen ocurrir en tus horas de más movimiento, necesitas un soporte ágil, disponible cuando lo necesites. Revisa reseñas específicas sobre la rapidez del soporte y pregunta por los tiempos de respuesta garantizados.

Por último, evalúa las capacidades de personalización. Tus necesidades de entrega son únicas, y tu DMS debe adaptarse a tus procesos en lugar de obligarte a cambiar tu operación para ajustarte al software.

Proveedores de alta calidad como Shipday ofrecen zonas de entrega y gestión de repartidores personalizables, se integran con múltiples sistemas POS y de pago, y son fáciles de aprender. Shipday también presume excelentes calificaciones de usuarios en múltiples sitios de reseñas.

Entonces, ¿deberías invertir en un DMS?

Si la entrega forma parte de la operación de tu negocio, deberías considerar un DMS. La demanda de los clientes por entregas rápidas y precisas probablemente solo seguirá creciendo. Para adelantarte y cubrir esa demanda, tu negocio debería actualizar sus sistemas ahora. La tecnología de gestión de entregas nunca había sido tan asequible. Si te preocupa tu retorno de inversión, empieza gratis con Shipday y descubre cómo un DMS fácil de usar puede mejorar tu operación.

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