Cómo transformar la entrega de tu restaurante con un software de gestión de entregas

Te gusten o no, las apps de entrega de comida han puesto de cabeza la entrega tradicional. Hoy los clientes esperan entregas rápidas y cómodas de los restaurantes, con seguimiento del pedido en tiempo real. Y cada vez más personas piden desde casa o desde la oficina. El mercado norteamericano de entrega de comida en línea, valorado en $33 mil millones en 2023, alcanzaría los $97 mil millones en 2032.

Llevar la entrega a tu propio negocio puede ahorrarte esas comisiones del 15 al 30%. Pero los operadores enfrentan el reto de recibir pedidos de varios canales, despachar repartidores y comunicarse con clientes fuera del local, todo con márgenes mínimos.

Los restaurantes tienen que adaptarse para sobrevivir. Un software de gestión de entrega directa puede reunir los pedidos de tu POS y enviar automáticamente a los repartidores por las mejores rutas. Puede mostrar a los clientes seguimiento GPS en vivo, igual que las apps de terceros, y recoger sus comentarios después de la entrega. Las plataformas de entrega directa vuelven simple la logística moderna, para que te concentres en tu comida y en la experiencia de tus clientes.

¿Qué es la entrega directa en restaurantes?

La entrega directa es cuando un restaurante gestiona sus entregas de comida con su propio equipo en lugar de usar un servicio de mensajería de terceros. Contrata y paga directamente a los repartidores, en vez de pagarle a una empresa que emplea repartidores. Además, los clientes hacen sus pedidos directamente con el restaurante, no a través de un servicio aparte.

¿Qué hace un software de gestión de entrega directa?

Las apps de gestión de entrega directa ayudan a los restaurantes a administrar su propia flota de repartidores y a planificar rutas. Automatizan procesos manuales como despachar repartidores, trazar las paradas y mantener informados a los clientes sobre sus pedidos. Con seguimiento GPS en tiempo real, prueba de entrega y notificaciones por SMS, el software aumenta la rapidez y la precisión de las entregas. Informar a los comensales sobre la hora estimada de llegada de su comida y pedirles su opinión también mejora la satisfacción del cliente.

Beneficios clave de las apps de gestión de entrega directa

La entrega tradicional con repartidores propios funciona así:

1. Jose, un cliente, hace un pedido por teléfono o en línea.
2. Ahmed, un gerente, los anota y luego busca las direcciones para agruparlas por zona.
3. Ahmed llama a los repartidores para que recojan los pedidos.
4. Cuando los repartidores llegan al restaurante, Ahmed le da a cada uno las direcciones de entrega escritas en papel.
5. Vivian, una de las repartidoras, recoge los pedidos y escribe la primera dirección en una app de navegación.

Con este método, Ahmed pierde tiempo buscando y planificando las paradas a mano. No sabe si los repartidores se desviaron ni cuándo están disponibles para recoger más pedidos. Vivian pierde tiempo escribiendo las direcciones en su teléfono, con la esperanza de que la letra de Ahmed sea legible y de que no se haya equivocado con los nombres de las calles. Y Jose no sabe cuándo se prepara su comida, cuándo salió del local ni cuándo está cerca Vivian.

El software de entrega directa resuelve estos problemas.

Dedica menos tiempo a contactar repartidores y planificar rutas

Con despacho automatizado y optimización de rutas, las apps de entrega directa asignan los repartidores a las rutas por ti. Conecta el sistema a tu POS o a tu plataforma de pedidos en línea para que los pedidos pasen a la cola de entregas. La herramienta creará automáticamente rutas optimizadas y las asignará a los repartidores disponibles. La tecnología planifica el mejor recorrido para ahorrar combustible y tiempo, así los restaurantes entregan más rápido, reciben más pedidos y gastan menos en gasolina.

Los repartidores incluso tienen su propia app para recibir alertas de nuevos pedidos, seguir el mapa y registrar las entregas. Si surge algo inesperado en el camino, como un cliente que dio una dirección equivocada o un repartidor al que se le cae la comida, el software puede ajustarse. Contar con una app exclusiva para los repartidores reduce los malentendidos y puede mejorar la satisfacción y la retención de los empleados.

¿Prefieres un enfoque más directo? Aun así puedes seguir la ubicación y el avance de los repartidores en tiempo real desde el panel del despachador. Mira dónde están tus repartidores y cuánto tardarán en volver al local.

Las herramientas de gestión de entregas también ofrecen reportes y analítica, que te dan información sobre tus operaciones de entrega. Analiza el desempeño de cada repartidor para identificar a los mejor calificados y de mayor rendimiento, así como las áreas de mejora.

Una función única del software de entrega directa Shipday es su capacidad de integrarse con apps de mensajería como Uber, Skip y Doordash. Si tu propia flota está al límite, puedes recurrir a estas redes de terceros y usar sus repartidores. El sistema te muestra una cotización de la entrega antes de que sigas adelante. Incluso puedes definir reglas de despacho automático, por ejemplo, asignar todas las entregas después de las 5 p. m. a un servicio de mensajería de terceros.

Deleita a más clientes

Usar tecnología para gestionar las entregas mejora la experiencia del cliente. Tus clientes tienen más visibilidad de sus pedidos, con actualizaciones por SMS en vivo cuando el pedido se recoge, va en camino y se entrega. Shipday incluso te permite compartir seguimiento GPS en tiempo real con tu logotipo y tu marca. Tus clientes apreciarán la transparencia y la rapidez de la entrega.

Algunas apps piden a los clientes su opinión cuando termina el pedido. Shipday va un paso más allá y usa un agente de IA para personalizar las respuestas a los comensales. Si el cliente quedó contento con su comida, Shipday le pedirá que califique tu restaurante en Google. Es una forma simple pero eficaz de construir la reputación de tu negocio y conseguir más reseñas de 5 estrellas. Considerando que el 83% de los consumidores usa Google para buscar reseñas y que el 68% prefiere las más recientes, la decisión es clara.

Cómo usan el software de entrega directa los restaurantes reales

KFC Barbados mejora sus operaciones de entrega en varias sucursales

KFC es una marca querida, incluso en una isla a 3,500 km de Kentucky. La empresa tiene 12 sucursales en Barbados, y gestionar las entregas entre ellas era una pesadilla. Toda la comunicación entre clientes, despachadores y repartidores se hacía por teléfono. Los repartidores recibían sus rutas en papel y lápiz, lo que frenaba mucho la operación.

Cuando adoptaron Shipday en 2020, redujeron en un 50% los costos de soporte de entregas gracias al despacho automático y la optimización de rutas. Ahorraron $1200 al día en seis sucursales, lo que equivale a más de $400,000 de ahorro al año.

La Familia Katonah ahorra 100 horas al mes

La Familia es un restaurante familiar que sirve comida ítalo-estadounidense a una pequeña comunidad de Nueva York desde hace dos décadas. Antes dependía de un sistema manual que consumía mucho tiempo para despachar de 60 a 70 entregas al día. El gerente, Josh Fischman, tenía que memorizar y repetir los detalles a los repartidores, algunos con un dominio limitado del inglés.

Desde que implementaron Shipday en 2019, ahorran de 60 a 100 horas al mes con el despacho automatizado. La navegación de rutas con IA en la app para repartidores redujo los malentendidos entre repartidores y despachadores. Y en 20 semanas, el restaurante consiguió 53 nuevas reseñas de cinco estrellas en Google.

Manjaros agiliza procesos de entrega complejos

Al otro lado del Atlántico, en el norte de Inglaterra, Manjaros es una cadena afrocaribeña que sirve platillos halal en 18 sucursales. Cuando Saman Karimi se unió como consultor de TI, supo que sus procesos de entrega, anticuados e ineficientes, tenían que cambiar. Los clientes volvían a llamar para saber del estado de sus pedidos, y las operaciones de entrega no crecían al ritmo de su expansión.

Como Karimi ya había usado Shipday antes, la decisión fue sencilla. El modelo sin comisiones les ayudó a reducir los costos de entrega, y los reportes les permitieron planificar mejor cuántos repartidores necesitaban.

«Shipday nos hace la vida más fácil, sobre todo a los repartidores y a la cocina. Lo conectas y listo, así de simple», dice Karimi.

Steak Out aumenta su eficiencia y la satisfacción de sus clientes

Bryan Tobin empezó su carrera como lavaplatos hace más de 20 años en Steak Out, en Nueva Jersey. Cuando el dueño original se jubiló, compró el negocio. Tenía problemas con el sistema POS del local porque solo permitía entregas dentro de un radio de ocho kilómetros. Además, la falta de visibilidad sobre dónde estaban los repartidores dificultaba satisfacer a los clientes.

Cuando Tobin cambió a Shipday en 2021, pudieron rastrear bien a los repartidores para tomar mejores decisiones. Los clientes confiaban más gracias al seguimiento en tiempo real y a la prueba de entrega, lo que redujo las disputas. Y su tasa de entregas a tiempo subió del 90% a más del 98% en solo unas semanas.

«Nuestros pedidos en línea solían ser cerca del 20% de nuestro negocio. Ahora estamos más cerca del 30%, lo cual es positivo, porque cualquiera que tenga pedidos en línea sabe que su ticket promedio es mayor que el de los pedidos por teléfono e incluso el de los pedidos en el local».

Entonces, ¿cómo empiezas a usar un software de gestión de entrega directa?

Guía paso a paso para implementar una app de entrega directa

1. Evalúa tu proceso de entrega actual

Primero, revisa cómo gestionas las entregas hoy.

• ¿Hasta qué distancia entregas?
• ¿Cuántos pedidos entregas cada mes?
• ¿Cuántos repartidores tienes en tu flota?
• ¿Quién gestiona los pedidos de entrega que llegan por teléfono, por tu sitio web y por apps de terceros? ¿Tienes varios despachadores?
• ¿Cómo contactas a los repartidores? ¿Llamada, WhatsApp, mensaje de texto, chat grupal, etc.?
• ¿Cómo asignas los repartidores a las rutas? ¿Algunos tienen más experiencia que otros?
• ¿Cómo trazas las rutas? ¿Divides las direcciones por zonas?
• ¿Cómo sigues el estado de las entregas?
• ¿Qué usan los repartidores para navegar a sus destinos?
• ¿Cómo mantienes informado al cliente sobre su pedido?
• ¿Qué haces si los repartidores no pueden completar el pedido?
• ¿Cómo respondes si recibes más solicitudes de entrega de las que puedes atender?
• ¿Cómo evalúas el desempeño de los repartidores?
• ¿Cómo saben los clientes que ofreces entrega?
• ¿Cómo sería un sistema de entrega perfecto?

Una vez que identifiques tus puntos débiles y áreas de mejora, podrás determinar qué necesitas en un software.

2. Elige el sistema de gestión de entregas adecuado

Las plataformas de entrega directa del mercado ofrecen distintos servicios según el volumen de pedidos, los usuarios y la complejidad de las redes de entrega. Considera factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y las integraciones. Asegúrate también de recoger la opinión y el visto bueno de tus despachadores y repartidores. Ellos serán quienes realmente usen el sistema, así que tienen que entenderlo y sentirse a gusto con él.

Muchos de estos proveedores se enfocan en industrias como el comercio minorista, la logística y las grandes empresas. Shipday es una de las pocas plataformas diseñadas específicamente para restaurantes, con integraciones con sistemas POS de restaurantes y apps de entrega de terceros.

Compara aquí distintos software de gestión de entregas.

3. Configura la cuenta y capacita a tu personal

Conecta tus sistemas POS y de pedidos en línea. Así te aseguras de que los pedidos lleguen automáticamente a tu plataforma de entregas. Luego, define cómo se deben asignar las entregas. Si quieres aprender el sistema, al principio puedes asignar las rutas manualmente. Cuando te sientas cómodo, crea reglas personalizadas, como «si ninguno de mis repartidores está disponible en 2 minutos, envía el pedido a un repartidor de Uber».

Pide a los repartidores que descarguen la app y hagan un pedido de prueba. Si usas un software con una interfaz de app sencilla para repartidores, como Shipday, el tiempo de capacitación es mínimo.

Almir Rapo, de A-Team Delivery, comenta: «A nuestros repartidores les encantó lo simple y fácil que era el sistema de [Shipday]. Pudieron concentrarse en entregar pedidos en lugar de lidiar con llamadas y mensajes».

Quizá te convenga empezar con una fase piloto y probar el sistema en un solo local o en un periodo de menos movimiento. KFC en Barbados logró poner Shipday en marcha en menos de una semana en su primera sucursal.

4. Define y sigue tus métricas de éxito

¿Cómo sabes si esta nueva tecnología te funciona? ¿Tienes la meta de reducir los tiempos de entrega en un 20%? ¿Quizá quieres dedicar 5 horas menos a la semana a despachar pedidos? Define tus criterios de éxito y monitorea los resultados. Pide también la opinión de tus despachadores, repartidores y clientes.

Un buen software de entrega directa tendrá reportes de tiempos de entrega, tasas de entrega a tiempo, puntuaciones de satisfacción del cliente y calificaciones de los repartidores.

5. Analiza los datos para mejorar

Ahora que tienes información detallada del desempeño de tus entregas, puedes detectar tendencias y hacer ajustes. Si tu herramienta registra las calificaciones y el desempeño de los repartidores, sabrás quién necesita orientación y a quién reconocer para que se quede más tiempo. Quizá notes que tardas más en entregar en cierto barrio porque una calle es propensa a accidentes; tenlo en cuenta en el futuro.

Lo ideal es que la plataforma de entrega directa te funcione tan bien que puedas ampliar tu entrega propia. Si promocionas tu servicio de entrega y ofreces promociones especiales en tu propio sistema de pedidos en línea, más clientes te pedirán directamente. Reduce tu dependencia de las apps de entrega de terceros y evita sus altas comisiones.

El futuro de la entrega directa

¿Qué sigue en el mundo de la entrega de comida? Doordash prevé que los empaques sostenibles y el catering para oficinas serán dos tendencias que continuarán en los próximos años.

A medida que evolucionan la tecnología y la IA, se abren más posibilidades de automatización. Los consumidores se acostumbran cada vez más a la comodidad y la transparencia, y los restaurantes tienen que adaptarse. Hay negocios que prueban la entrega sin conductor con drones y autos autónomos. Los agentes de IA pueden conversar con los clientes y responder a sus necesidades.

Shipday funciona con IA. Está comprometido con la mejora continua para que los restaurantes entreguen a sus clientes con más rapidez y eficiencia.

Saman Karimi, consultor de TI en Manjaros, dice:

«Todo lo que pedimos, Shipday lo agrega, como las funciones de autoasignación para los repartidores. Una de nuestras sucursales hace unas 1,200 entregas por semana; necesitábamos escanear un código para que se asignaran un pedido ellos mismos. Shipday lo desarrolló en cuestión de semanas».

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